Privacybeleid

MageMate
Onderdeel van Falcon Media

Brilweg 1
9801 GC Zuidhorn
The Netherlands

E-mail: hello@magemate.com
Telefoon: +31 (0)85 - 303 7 808

KvK: 72120134
BTW: NL001442949B86

Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 21 juni 2026

MageMate is een handelsnaam die opereert onder Falcon Media, gevestigd aan de Brilweg 1, 9801 GC Zuidhorn, The Netherlands, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 72120134.

1. Inleiding

MageMate hecht groot belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Dit privacybeleid beschrijft hoe wij persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, opslaan en beschermen in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en overige toepasselijke privacywetgeving.

Dit privacybeleid is van toepassing op:

• Onze website magemate.com.
• Het MageMate-platform (dashboard) voor klanten.
• De AI-assistent widget die op websites van klanten wordt geplaatst.
• Alle overige diensten die MageMate aanbiedt.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:

MageMate
Onderdeel van Falcon Media
E-mail: hello@magemate.com
Telefoon: +31 (0)85 - 303 7 808

3. Welke gegevens verzamelen wij

3.1 Gegevens van klanten (accounthouders)

Bij het aanmaken van een account en het gebruik van ons platform verwerken wij:

• Naam en e-mailadres.
• Bedrijfsnaam en bedrijfsgegevens, waaronder adres, postcode, plaats en land.
• Telefoonnummer / WhatsApp-nummer.
• Accountgegevens; wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen.
• Facturatie- en abonnementsgegevens.

3.2 Gegevens van websitebezoekers (via de AI-assistent)

Wanneer een bezoeker interactie heeft met een AI-assistent op de website van een klant, kunnen de volgende gegevens worden verwerkt:

• IP-adres, geanonimiseerd naar /24 subnet.
• Gebruikte browser en apparaat (user-agent).
• De pagina waarop de chat plaatsvindt.
• Chatberichten en gespreksinhoud.
• Eventueel vrijwillig verstrekte contactgegevens, zoals naam, e-mailadres en telefoonnummer, bij leadgeneratie.

3.3 Gegevens van websitebezoekers (magemate.com)

Bij het bezoeken van onze website en het invullen van het contactformulier verwerken wij:

• Naam.
• E-mailadres en/of telefoonnummer.
• Voorkeur voor contactwijze.

3.4 Automatisch verzamelde gegevens

• Auditlogs van accountactiviteiten, zoals inlogpogingen en accountwijzigingen.
• Geanonimiseerde IP-adressen bij beveiligingslogboeken.

4. Doeleinden en grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

4.1 Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG)

• Het aanmaken en beheren van uw account.
• Het leveren van onze diensten, waaronder AI-assistenten, websiteontwikkeling en hosting.
• Het verwerken van betalingen en facturatie.
• Het bieden van klantenondersteuning.
• Het versturen van notificaties over leads en gesprekken.

4.2 Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG)

• Het waarborgen van de beveiliging van onze systemen en diensten.
• Het bijhouden van auditlogs ter voorkoming van fraude en misbruik.
• Het verbeteren van onze diensten en gebruikerservaring.

4.3 Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG)

• Het versturen van commerciële communicatie. U kunt deze toestemming te allen tijde intrekken.

4.4 Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c AVG)

• Het bewaren van financiële administratie conform de fiscale bewaarplicht.

5. Verwerker en verwerkingsverantwoordelijke

MageMate treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van klanten (accounthouders) en bezoekers van magemate.com.

Voor de persoonsgegevens van websitebezoekers die interactie hebben met de AI-assistent op de website van een klant, treedt MageMate op als verwerker namens de klant, die verwerkingsverantwoordelijke is. Klanten zijn verantwoordelijk voor het informeren van hun websitebezoekers over het gebruik van de AI-assistent en het verwerken van gegevens.

6. Bewaartermijnen

• Accountgegevens: worden bewaard zolang het account actief is, en maximaal 12 maanden na beëindiging van de overeenkomst.
• Chatgesprekken en leadgegevens: worden bewaard gedurende de looptijd van het abonnement van de klant, en maximaal 6 maanden na beëindiging.
• Auditlogs: worden maximaal 12 maanden bewaard.
• Financiële gegevens: worden bewaard conform de wettelijke bewaarplicht van 7 jaar.
• Contactformuliergegevens: worden maximaal 12 maanden bewaard na het laatste contact.

7. Delen met derden

MageMate deelt persoonsgegevens uitsluitend met derden voor zover noodzakelijk voor het leveren van de diensten:

• AI-modelleveranciers (Anthropic): voor het verwerken van chatberichten door de AI-assistent.
• Meta Platforms (WhatsApp Business): voor het versturen van WhatsApp-notificaties over leads en gesprekken, indien deze optie is ingeschakeld. Hierbij wordt uw telefoonnummer gedeeld met Meta om de berichten te bezorgen.
• SiteGround: voor het opslaan en verwerken van gegevens op beveiligde servers.
• Cloudflare: voor beveiliging en anti-botbescherming.
• Google Analytics (Google LLC): voor het verzamelen van geanonimiseerde websitestatistieken. Alleen actief na toestemming van de bezoeker.

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden. Wij verstrekken persoonsgegevens aan derden indien dit wettelijk verplicht is.

7.1 Doorgifte buiten de EER

Sommige van onze subverwerkers kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER). In dat geval zorgen wij ervoor dat er passende waarborgen zijn getroffen, zoals standaard contractbepalingen (SCC's) van de Europese Commissie of een adequaatheidsbesluit.

8. Beveiliging

MageMate neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder:

• Versleuteling van gevoelige gegevens in de database, zoals adressen, telefoonnummers en chatberichten.
• Versleutelde opslag van wachtwoorden (hashing).
• Tweefactorauthenticatie (2FA) voor accounts.
• IP-anonimisering bij logboekregistratie.
• Beveiligde verbindingen (HTTPS/SSL).
• Regelmatige beveiligingsupdates.
• Auditlogging van accountactiviteiten.

9. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage: u kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
• Recht op rectificatie: u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren.
• Recht op verwijdering: u kunt verzoeken uw gegevens te verwijderen.
• Recht op beperking: u kunt verzoeken de verwerking van uw gegevens te beperken.
• Recht op dataportabiliteit: u kunt een export van uw gegevens opvragen.
• Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Recht om toestemming in te trekken: indien de verwerking gebaseerd is op toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact op te nemen via hello@magemate.com. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek.

Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

10. Cookies

MageMate.com maakt gebruik van de volgende soorten cookies:

10.1 Noodzakelijke cookies

Functionele cookies die noodzakelijk zijn voor het functioneren van de website en het platform, zoals sessiecookies en authenticatiecookies. Deze cookies worden geplaatst op basis van ons gerechtvaardigd belang.

10.2 Analytische cookies (Google Analytics)

Wij maken gebruik van Google Analytics om geanonimiseerde bezoekersstatistieken te verzamelen, zoals het aantal bezoekers, bezochte pagina's en de herkomst van het bezoek. Hierbij worden de volgende cookies geplaatst door Google:

• _ga: onderscheidt unieke bezoekers (bewaartermijn: 2 jaar).
• ga*: bewaart sessiestatus (bewaartermijn: 2 jaar).

IP-adressen worden geanonimiseerd voordat ze worden verwerkt. Deze cookies worden alleen geplaatst na uitdrukkelijke toestemming via de cookiebanner. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken door uw browsergegevens te wissen.

Google kan deze gegevens verwerken op servers in de Verenigde Staten. Google is gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework.

11. AI-assistent en gegevensverwerking

De AI-assistent maakt gebruik van kunstmatige intelligentie om gesprekken te voeren met websitebezoekers. Hierbij geldt:

• Chatberichten worden versleuteld opgeslagen en verwerkt door een AI-modelleverancier (Anthropic).
• IP-adressen worden geanonimiseerd opgeslagen naar /24 subnet.
• Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming of profilering plaats.
• Leadgegevens worden alleen verzameld wanneer de websitebezoeker deze vrijwillig verstrekt.
• Chatberichten en gegevens worden niet gebruikt voor het trainen van AI-modellen.
• Het systeem detecteert automatisch bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, en filtert gegevens als BSN-nummers, creditcardnummers en IBAN-nummers automatisch uit berichten. De AI-assistent is geïnstrueerd om nooit actief naar bijzondere persoonsgegevens te vragen.

12. Magento-integratie

MageMate biedt de mogelijkheid om de AI-assistent te koppelen aan een Magento-webshop. Hierbij geldt:

• Magento-catalogusgegevens, productgegevens en, indien ingeschakeld, bestel- of klantgegevens worden uitsluitend opgehaald voor zover nodig om de AI-assistent en het dashboard te laten functioneren.
• Magento-gegevens worden niet gebruikt voor het trainen van AI-modellen.
• Magento API-credentials en access tokens worden versleuteld opgeslagen (AES-256).
• MageMate verwerkt Magento-gegevens volgens de ingestelde machtigingen en bewaartermijnen binnen de koppeling.

13. Wijzigingen

MageMate behoudt zich het recht voor dit privacybeleid te wijzigen. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij actieve klanten per e-mail.

14. Contact

Voor vragen over dit privacybeleid kunt u contact opnemen met:

MageMate
Onderdeel van Falcon Media

Brilweg 1
9801 GC Zuidhorn
The Netherlands

E-mail: hello@magemate.com
Telefoon: +31 (0)85 - 303 7 808

KvK: 72120134
BTW: NL001442949B86

Falcon Media · KvK 72120134 · BTW NL001442949B86 · hello@magemate.com