Verwerkersovereenkomst

MageMate
Onderdeel van Falcon Media

Brilweg 1
9801 GC Zuidhorn
The Netherlands

E-mail: hello@magemate.com
Telefoon: +31 (0)85 - 303 7 808

KvK: 72120134
BTW: NL001442949B86

Laatst bijgewerkt: 21 juni 2026

MageMate is een handelsnaam die opereert onder Falcon Media, gevestigd aan de Brilweg 1, 9801 GC Zuidhorn, The Netherlands, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 72120134.

1. Partijen en definities

Deze verwerkersovereenkomst ("VWO") is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door:

Verwerker: MageMate, handelsnaam van Falcon Media.
Verwerkingsverantwoordelijke: de klant die een account heeft bij MageMate en gebruik maakt van de AI-assistent dienst.

Deze VWO maakt integraal onderdeel uit van de overeenkomst tussen MageMate en Opdrachtgever en is opgesteld in overeenstemming met artikel 28 van de AVG/GDPR.

In deze VWO wordt verstaan onder:

Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (artikel 4 lid 1 AVG).
Verwerking: elke bewerking met betrekking tot persoonsgegevens (artikel 4 lid 2 AVG).
Betrokkene: de natuurlijke persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben, waaronder websitebezoekers van Opdrachtgever.
Datalek: een inbreuk op de beveiliging die leidt tot vernietiging, verlies, wijziging of ongeoorloofde verstrekking van persoonsgegevens.

2. Onderwerp en duur van de verwerking

MageMate verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van en ten behoeve van Opdrachtgever, in het kader van het leveren van de AI-assistent dienst. De verwerking vindt plaats gedurende de looptijd van de overeenkomst.

De verwerking omvat het ontvangen, opslaan, analyseren via AI en beschikbaar stellen van chatgesprekken en contactgegevens van websitebezoekers. Indien de Magento-integratie actief is, omvat de verwerking tevens het ophalen en verwerken van Magento-gegevens voor zover nodig voor de AI-assistent en het dashboard.

3. Aard en doel van de verwerking

De verwerking heeft als doel:

Het voeren van geautomatiseerde chatgesprekken met websitebezoekers via de AI-assistent.
Het extraheren en opslaan van contactgegevens (leads) die websitebezoekers vrijwillig verstrekken.
Het beschikbaar stellen van chatgeschiedenis en leadgegevens via het dashboard.
Het versturen van notificaties naar Opdrachtgever over nieuwe leads.

4. Soorten persoonsgegevens

De volgende categorieën persoonsgegevens worden verwerkt:

Chatberichten: de inhoud van gesprekken tussen websitebezoekers en de AI-assistent.
Contactgegevens: naam, e-mailadres en telefoonnummer, voor zover vrijwillig verstrekt.
Technische gegevens: geanonimiseerd IP-adres, browser-informatie en pagina-URL.
Magento-gegevens (indien actief): catalogusgegevens, productgegevens en, indien ingeschakeld, bestel- en klantgegevens die via de Magento API worden opgehaald en verwerkt voor zover nodig voor de dienstverlening.

5. Categorieën van betrokkenen

Websitebezoekers van Opdrachtgever die interactie hebben met de AI-assistent (chatwidget).

6. Verplichtingen van de Verwerker

MageMate verbindt zich ertoe:

Persoonsgegevens uitsluitend te verwerken op basis van schriftelijke instructies van Opdrachtgever, tenzij wettelijk anders vereist.
Ervoor te zorgen dat personen die gemachtigd zijn om persoonsgegevens te verwerken, zich tot geheimhouding hebben verbonden of onder een passende wettelijke verplichting tot geheimhouding vallen.
Alle vereiste beveiligingsmaatregelen te treffen conform artikel 32 AVG.
De voorwaarden in deze VWO na te leven met betrekking tot het inschakelen van sub-verwerkers.
Opdrachtgever bij te staan bij het nakomen van diens verplichtingen ten aanzien van rechten van betrokkenen (artikelen 15 t/m 22 AVG).
Opdrachtgever bij te staan bij het waarborgen van de naleving van de verplichtingen uit artikelen 32 t/m 36 AVG.
Na beëindiging van de overeenkomst alle persoonsgegevens te verwijderen of terug te geven, naar keuze van Opdrachtgever, tenzij opslag wettelijk verplicht is.
Alle informatie beschikbaar te stellen die nodig is om de naleving van deze VWO aan te tonen, en audits en inspecties mogelijk te maken.

MageMate stelt Opdrachtgever in staat om, na een redelijke vooraankondiging van minimaal 30 dagen, audits uit te voeren of te laten uitvoeren door een onafhankelijke derde partij. Audits vinden plaats tijdens kantooruren en op kosten van Opdrachtgever, tenzij uit de audit blijkt dat MageMate deze VWO niet naleeft.

7. Verplichtingen van de Verwerkingsverantwoordelijke

Opdrachtgever is verplicht om:

Websitebezoekers te informeren over het gebruik van de AI-assistent.
Een geldige rechtsgrond te hebben voor de verwerking.
Ervoor te zorgen dat betrokkenen hun AVG-rechten kunnen uitoefenen.
MageMate tijdig te informeren over instructies met betrekking tot de verwerking.

8. Beveiligingsmaatregelen

MageMate treft de volgende maatregelen:

Versleuteling: alle gevoelige persoonsgegevens worden versleuteld opgeslagen (AES-256).
IP-anonimisering: IP-adressen worden geanonimiseerd naar /24 subnet.
Beveiligde verbindingen: alle communicatie verloopt via HTTPS/TLS.
Toegangsbeheer: token-gebaseerde authenticatie.
Tweefactorauthenticatie: beschikbaar voor alle accounts.
Auditlogging: alle accountactiviteiten worden gelogd.
Wachtwoordbeveiliging: wachtwoorden worden gehasht met bcrypt.
Rate limiting: API-verzoeken worden beperkt ter voorkoming van misbruik.

9. Sub-verwerkers

Opdrachtgever verleent MageMate algemene schriftelijke toestemming om sub-verwerkers in te schakelen. MageMate informeert Opdrachtgever over wijzigingen in de lijst van sub-verwerkers. Opdrachtgever heeft het recht bezwaar te maken tegen wijzigingen.

De volgende sub-verwerkers worden op dit moment ingeschakeld:

Sub-verwerkerDoelLocatieAnthropicAI-verwerking van chatberichten voor het genereren van antwoorden.Verenigde Staten (SCC's)Meta Platforms (WhatsApp Business)WhatsApp-notificaties over leads en gesprekken indien ingeschakeld.EU/VS (SCC's)CloudflareBeveiliging en anti-bot bescherming.Wereldwijd (SCC's)SiteGroundOpslag en verwerking van gegevens op beveiligde servers.EU/EER

Met iedere sub-verwerker zijn passende verwerkersovereenkomsten gesloten. Bij doorgifte buiten de EER zijn Standaard Contractbepalingen (SCC's) van de Europese Commissie (versie 2021/914) van toepassing.

Voor sub-verwerkers gevestigd buiten de EER heeft MageMate een Transfer Impact Assessment (TIA) uitgevoerd om te beoordelen of het beschermingsniveau in het ontvangende land in de praktijk gelijkwaardig is aan dat binnen de EER, en of de getroffen aanvullende maatregelen afdoende zijn.

10. AI-verwerking en trainingsverbod

Persoonsgegevens worden op geen enkele wijze gebruikt voor het trainen van AI-modellen.
Met Anthropic is een verwerkersovereenkomst gesloten die dit waarborgt.
Magento-gegevens worden uitsluitend verwerkt voor zover nodig voor de AI-assistent, het dashboard en de actieve Magento-koppeling.

11. Bijzondere persoonsgegevens

Het kan voorkomen dat websitebezoekers van Opdrachtgever via de AI-assistent bijzondere persoonsgegevens verstrekken in de zin van artikel 9 AVG, zoals gezondheidsgegevens bij een letselschade-advocaat of medische praktijk.

MageMate treft de volgende maatregelen om bijzondere persoonsgegevens te beschermen:

Automatische detectie: het systeem detecteert automatisch wanneer chatberichten bijzondere persoonsgegevens bevatten, zoals gezondheid, geloof, geaardheid, etnische afkomst, politieke voorkeur en strafrechtelijke gegevens.
Filtering: gegevens als BSN-nummers, creditcardnummers, IBAN-nummers en identiteitsdocumentnummers worden automatisch verwijderd uit berichten alvorens opslag.
AI-instructies: de AI-assistent is geïnstrueerd om nooit actief te vragen naar bijzondere persoonsgegevens.
Versleuteling: alle chatberichten worden versleuteld opgeslagen (AES-256).
Beperkte bewaartermijn: chatgesprekken worden na maximaal 180 dagen automatisch verwijderd.

Opdrachtgever is als verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk voor het vaststellen van een geldige rechtsgrond voor de verwerking van bijzondere persoonsgegevens (artikel 9 lid 2 AVG), zoals uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene (sub a) of de noodzaak voor de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering (sub f).

12. Meldplicht datalekken

MageMate informeert Opdrachtgever zonder onredelijke vertraging, en waar mogelijk binnen 24 uur, na kennisname van een datalek. De melding bevat:

De aard van het datalek en het geschatte aantal betrokkenen.
De waarschijnlijke gevolgen.
De genomen of voorgestelde maatregelen.

13. Rechten van betrokkenen

Bij verzoeken van betrokkenen zal MageMate:

Het verzoek onmiddellijk doorsturen naar Opdrachtgever.
Opdrachtgever bijstaan bij het beantwoorden van het verzoek.
Technische medewerking verlenen aan het uitvoeren van het verzoek.

14. Bewaartermijnen

Chatgesprekken en berichten: maximaal 180 dagen.
Leadgegevens: gedurende het abonnement, maximaal 6 maanden na beëindiging.
Technische loggegevens: maximaal 180 dagen.

Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens automatisch en permanent verwijderd.

15. Beëindiging

Bij beëindiging van de overeenkomst zal MageMate:

Op verzoek alle persoonsgegevens retourneren (JSON-export).
Na retournering of binnen 30 dagen na beëindiging alle gegevens permanent verwijderen.
Schriftelijk bevestigen dat alle gegevens zijn verwijderd.

16. Aansprakelijkheid

De aansprakelijkheid onder deze VWO wordt beheerst door de aansprakelijkheidsbepalingen in de algemene voorwaarden van MageMate.

17. Toepasselijk recht en geschillen

Op deze VWO is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland.

18. Contact

Voor vragen over deze verwerkersovereenkomst kunt u contact opnemen met:

MageMate
Onderdeel van Falcon Media

Brilweg 1
9801 GC Zuidhorn
The Netherlands

E-mail: hello@magemate.com
Telefoon: +31 (0)85 - 303 7 808

KvK: 72120134
BTW: NL001442949B86

Falcon Media · KvK 72120134 · BTW NL001442949B86 · hello@magemate.com